Tweede spoor traject: wie betaalt de kosten?

Langdurig zieke medewerkers die niet terug kunnen naar hun eigen functie: het overkomt meer werkgevers dan je denkt. Op dat moment schrijft de Wet verbetering poortwachter voor dat je als werkgever een tweede spoor traject opstart. Maar wie draait er dan op voor de rekening? Die vraag stellen veel HR-professionals en leidinggevenden zich, en het antwoord is minder eenvoudig dan het lijkt. Want de directe kosten van een tweede spoor traject zijn pas het begin van het financiële plaatje.

In de praktijk lopen de kosten uiteen van begeleiding en loondoorbetaling tot mogelijke scholing en, als het misgaat, een forse loonsanctie. Tegelijk zijn er volop mogelijkheden om slim te sturen op die kosten, mits je tijdig de juiste keuzes maakt. In dit artikel zetten we alle kostenposten helder op een rij, benoemen we de meest voorkomende valkuil, en laten we zien hoe je als werkgever regie houdt zonder onnodige uitgaven.

De werkgever betaalt, dat is het uitgangspunt

De hoofdregel is helder: de werkgever draagt de kosten van het tweede spoor traject. Volgens het Arboportaal is de werkgever eindverantwoordelijk voor de re-integratie-inspanningen gedurende de eerste twee ziektejaren. Dat betekent dat jij als werkgever niet alleen de begeleiding financiert, maar ook de loondoorbetaling, eventuele scholing en alle administratieve inspanningen. De werknemer betaalt niets voor het traject zelf.

Wat valt er precies onder de tweede spoor kosten?

Het kostenplaatje bestaat uit meerdere onderdelen. Het is goed om die afzonderlijk te kennen, zodat je niet voor verrassingen komt te staan.

• Loondoorbetaling: ook in het tweede ziektejaar betaal je als werkgever minimaal 70% van het loon door, en via cao-afspraken kan dat oplopen tot 85% of 90%. Kleinere werkgevers zijn vaak verzekerd tegen langdurig verzuim, waardoor de directe loonkosten meevallen.
• Begeleidingskosten re-integratiebureau: voor het uitbesteden van een volledig tweede spoor traject liggen de kosten in de meeste gevallen tussen de 3.500 en 5.500 euro, afhankelijk van de duur en intensiteit van de begeleiding.
• Scholing en omscholing: als UWV oordeelt dat bijscholing of omscholing hoort bij een redelijke inspanning van jouw kant, ben je als werkgever verplicht die scholing te financieren.
• Reiskosten: als de medewerker tijdens het traject werk doet bij een andere werkgever en forse reiskosten maakt, worden die samen met het loon vergoed door de werkgever. De reisduur voor passend werk kan wettelijk oplopen tot drie uur per werkdag.
• Administratieve en juridische kosten: denk aan de inzet van een casemanager, arbeidsdeskundige en eventuele juridische ondersteuning bij geschillen.

Trajecten worden regelmatig opgedeeld in modules, waardoor je als werkgever betaalt per module die daadwerkelijk wordt afgenomen. Dat biedt ruimte om kosten te beheersen op basis van wat de situatie van de medewerker vereist.

Kan een verzekeraar de kosten dekken?

Veel werkgevers weten niet dat ze de kosten van een tweede spoor traject (deels) kunnen verhalen op hun verzuimverzekering. Als je als werkgever een verzekering hebt afgesloten voor langdurig zieke medewerkers, worden tweede spoor re-integratietrajecten in de meeste gevallen deels vergoed door de verzekeraar. Het is verstandig om dit vooraf na te vragen bij je verzekeraar, zodat je het totale kostenplaatje helder hebt voordat het traject van start gaat.

De transitievergoeding: een veelgemaakte misrekening

Een hardnekkig misverstand is dat werkgevers de kosten van het tweede spoor traject kunnen aftrekken van de transitievergoeding. Dat klopt niet. Omdat het tweede spoor deel uitmaakt van de verplichte re-integratie-inspanningen, mogen die kosten niet worden afgetrokken van de transitievergoeding. Alleen kosten die aantoonbaar boven op de wettelijke verplichtingen zijn gemaakt, komen voor aftrek in aanmerking.

Weet wel: als het dienstverband na twee jaar ziekte wordt beëindigd, kun je als werkgever de betaalde transitievergoeding terugvragen bij UWV via de compensatieregeling. Dat is een waardevolle financiële tegemoetkoming die sommige werkgevers laten liggen omdat ze de aanvraag vergeten of te laat indienen.

De échte kostenpost: de loonsanctie

De grootste financiële dreiging voor werkgevers is niet het traject zelf, maar de loonsanctie die UWV oplegt als de re-integratie-inspanningen onvoldoende worden bevonden. Het Arboportaal bevestigt dat onvoldoende inspanning kan leiden tot een loonsanctie die de werkgever verplicht het loon maximaal één jaar langer door te betalen. Bovenop twee jaar loondoorbetaling is dat een ingrijpende extra kostenpost.

Let ook op de timing. Een tweede spoor traject moet uiterlijk binnen de eerste zes weken van het tweede ziektejaar starten. Te laat starten is al voldoende reden voor een administratieve loonsanctie, ook als de begeleiding zelf verder correct verloopt. Tijdig handelen is dus geen formaliteit, maar een concrete financiële bescherming.

Praktische tips om kosten te beheersen

• Vraag bij de start van het tweede ziektejaar meteen een arbeidsdeskundig onderzoek aan, zodat helder is welk traject passend is en je niet onnodig in een uitgebreid traject stapt.
• Controleer vooraf bij je verzekeraar welke kosten worden gedekt onder de verzuimverzekering.
• Maak duidelijke afspraken over het loon tijdens het traject en leg die schriftelijk vast, ook over eventuele verrekening met inkomsten bij een nieuwe werkgever.
• Zorg voor een goed gedocumenteerd re-integratiedossier, want een incompleet dossier is een zelfstandige reden voor een loonsanctie, los van de inhoud van de begeleiding.
• Vergeet na beëindiging van het dienstverband de compensatieaanvraag transitievergoeding bij UWV niet.

Een goed uitgevoerd tweede spoor traject bespaart op de lange termijn aanzienlijk meer dan het kost, zeker als je de risico op loonsancties, juridische claims en een verlengde loondoorbetalingsverplichting meerekent.

Wie begeleidt het traject?

Als werkgever ben je verantwoordelijk voor het inschakelen van een re-integratiebureau of arbeidsdeskundige, en draag je ook de kosten daarvoor. De medewerker heeft het recht mee te denken over de invulling van het traject en mag bezwaar maken als de begeleiding niet passend is. Een open gesprek hierover voorkomt conflicten en vergroot het draagvlak, wat het traject uiteindelijk effectiever maakt. Bij onenigheid over de re-integratie-aanpak kun je als werkgever of werknemer een deskundigenoordeel aanvragen bij UWV, wat helpt om verdere escalatie te voorkomen.

De kosten van een tweede spoor traject liggen altijd bij de werkgever, maar hoe hoog die kosten uitvallen hangt grotendeels af van hoe je het traject organiseert. Wie tijdig handelt, goed documenteert en de juiste begeleiding inschakelt, houdt de kosten beheersbaar en voorkomt de dure gevolgen van een loonsanctie.

Key takeaways

• De werkgever betaalt altijd de kosten van het tweede spoor traject, inclusief loondoorbetaling, begeleiding, eventuele scholing en reiskosten van de medewerker.
• De begeleidingskosten voor een volledig traject liggen doorgaans tussen de 3.500 en 5.500 euro, maar kunnen lager uitvallen via een modulaire aanpak.
• Controleer altijd vooraf of je verzuimverzekering de kosten van het tweede spoor (deels) dekt.
• De kosten van het tweede spoor traject mogen niet worden afgetrokken van de transitievergoeding, maar de transitievergoeding zelf is terug te vragen bij UWV via de compensatieregeling.
• Een loonsanctie, opgelegd door UWV bij onvoldoende re-integratie-inspanningen, kan leiden tot maximaal één jaar extra loondoorbetaling en is daarmee de duurste kostenpost van allemaal.
• Het tweede spoor traject moet uiterlijk binnen de eerste zes weken van het tweede ziektejaar starten, anders riskeer je al een sanctie op timing alleen.
• Een arbeidsdeskundig advies aan het begin van het traject helpt je de juiste begeleiding te kiezen en onnodige kosten te vermijden.

Bij People Concern denken we graag met je mee over de meest passende en kostenefficiënte aanpak voor jouw situatie. Neem gerust contact op voor een vrijblijvend gesprek.