Loonsanctie UWV voorkomen: wat moet je als werkgever doen?

9% van de werkgevers heeft in recente onderzoeken naar WIA-aanvragen te maken gehad met een loonsanctie. Hoewel dit percentage wellicht beperkt lijkt, kan de impact aanzienlijk zijn. Als UWV oordeelt dat de re-integratie-inspanningen niet voldoen, kan het zijn dat u het loon van een zieke werknemer na 104 weken ziekte nog maximaal 52 weken moet doorbetalen. Met een toename van 15% in het aantal WIA-aanvragen in 2023 en blijvend hoog ziekteverzuim, wordt het voorkomen van een loonsanctie een belangrijk aspect van goed werkgeverschap.

Voor werkgevers, HR-managers en re-integratiespecialisten gaat dit verder dan alleen het naleven van regels. Het draait om tijdig handelen, zorgvuldige documentatie en inzicht houden in de mogelijkheden van de medewerker. De Wet verbetering poortwachter vraagt om een strak geregiseerde aanpak, zoals een probleemanalyse binnen zes weken, gevolgd door een plan van aanpak binnen twee weken. Regelmatige evaluaties en indien nodig passende werkplekaanpassingen of een tijdig spoor 2-traject zijn belangrijke aandachtspunten. Tijdige arbeidsdeskundige onderzoeken zijn vaak waardevol om kansen voor werkhervatting te identificeren en gemiste mogelijkheden te voorkomen.

Het speelveld verandert voortdurend met nieuwe wetgeving die meer duidelijkheid geeft over de rol van de bedrijfsarts. Toch blijft uw dossierbeheer, afwegingen en regie van groot belang. In ons artikel leest u waar u als werkgever op moet letten om de risico’s te beperken en re-integratie zorgvuldig vorm te geven. Bezoek onze website voor meer informatie.

Waarom loonsanctie UWV voorkomen begint bij tijdige regie

Wie een loonsanctie UWV wil voorkomen, moet vooral begrijpen waarop UWV toetst. Bij de WIA-aanvraag beoordeelt UWV het re-integratieverslag en kijkt het of werkgever en werknemer voldoende hebben gedaan aan herstel, werkhervatting en passende inzet. Volgens UWV over de beoordeling van het re-integratieverslag kan een werkgever bij onvoldoende inspanningen maximaal 52 weken extra loon moeten doorbetalen. Tijdens die verlengde loondoorbetaling mag de werknemer bovendien niet worden ontslagen.

Het gaat daarbij niet alleen om de uitkomst, maar vooral om de inspanningen. Ook als volledig herstel of terugkeer in eigen werk niet haalbaar blijkt, kan uw dossier toch op orde zijn. Omgekeerd kan een werkgever die “veel gedaan” heeft, alsnog een sanctie krijgen wanneer stappen te laat zijn gezet, keuzes niet zijn onderbouwd of kansen onvoldoende zijn onderzocht.

Dat risico is relevant. Onderzoek van Tilburg University naar de periode 2013-2016 liet zien dat het aandeel loonsancties rond de 9% per jaar lag. Tegelijk steeg volgens UWV Volumeontwikkelingen voorjaar 2024 het aantal WIA-aanvragen in 2023 met 15%. Meer WIA-aanvragen betekenen ook meer RIV-toetsen en dus meer momenten waarop uw re-integratiebeleid onder een vergrootglas komt te liggen.

Daar komt bij dat het ziekteverzuim in Nederland hoog blijft. Volgens het CBS-dashboard ziekteverzuim lag het verzuim in het vierde kwartaal van 2025 op 5,6%. Voor werkgevers betekent dit dat langdurig verzuim geen uitzondering is, maar een reëel organisatierisico. Juist daarom is het belangrijk om niet pas rond week 88 of 91 wakker te worden, maar vanaf de eerste ziektedag regie te voeren.

Loonsanctie UWV voorkomen met de juiste stappen in de Wet verbetering poortwachter

De basis ligt in de Wet verbetering poortwachter. Het Arboportaal over de Wet verbetering poortwachter benadrukt dat werkgever en werknemer samen, met begeleiding van de arbodienst of bedrijfsarts, gericht moeten werken aan snelle en duurzame terugkeer.

Een aantal momenten is daarbij niet vrijblijvend:

Probleemanalyse en plan van aanpak

Volgens het Arboportaal over de rol van de bedrijfsarts bij ziekte en re-integratie stelt de bedrijfsarts binnen 6 weken na de eerste ziektedag een probleemanalyse op. Binnen 2 weken daarna maken werkgever en werknemer samen het plan van aanpak.

Hier gaat het in de praktijk geregeld mis. Niet omdat er niets gebeurt, maar omdat de analyse te algemeen blijft of het plan van aanpak te weinig concreet is. Een plan met alleen teksten als “we volgen herstel af” of “we evalueren later” is zwak. UWV wil zien welke beperkingen er zijn, welke mogelijkheden nog wél bestaan, welke acties worden ingezet en wanneer u opnieuw beoordeelt of bijsturing nodig is.

Regelmatige evaluaties en dossieropbouw

Het Arboportaal over verantwoordelijkheden van werkgever en werknemer geeft aan dat werkgever en werknemer regelmatig, bijvoorbeeld elke zes weken, moeten bespreken hoe het gaat en welke vervolgstappen nodig zijn. Dat betekent in de praktijk: niet alleen praten, maar ook vastleggen.

Voor werkgevers is dat belangrijk omdat UWV toetst op aantoonbaarheid. Als er geen verslagen, evaluaties, terugkoppelingen en onderbouwingen in het dossier zitten, is het voor UWV lastig om te zien dat u voldoende hebt gedaan. Dan ontstaat al snel het beeld dat kansen zijn gemist.

Wie grip wil houden op dit proces, doet er goed aan de basis van de wet goed te kennen. Daarbij kan onze pagina over de Wet verbetering poortwachter en wat dit voor werkgevers betekent helpen om de stappen en verantwoordelijkheden scherp te krijgen.

De meest voorkomende fouten als u een loonsanctie UWV wilt voorkomen

In de praktijk zien we een aantal terugkerende oorzaken waardoor werkgevers alsnog vastlopen.

Te weinig onderzoek naar passend werk in spoor 1

UWV verwacht eerst maximale inzet op terugkeer binnen de eigen organisatie. Dat kan gaan om aangepast werk, andere uren, aangepaste taken of een andere functie. Het Arboportaal over verantwoordelijkheden bij re-integratie benoemt expliciet dat de werkgever werk, werkplek of arbeidsmiddelen moet aanpassen als dat nodig is.

Een veelvoorkomende fout is dat werkgevers te snel concluderen dat eigen werk niet kan, zonder systematisch te onderzoeken wat er nog wel mogelijk is. Juist daar kan een arbeidsdeskundige veel betekenen. Onze uitleg over wat een arbeidsdeskundige precies doet laat zien hoe belastbaarheid, functie-eisen en herplaatsingskansen concreet in kaart worden gebracht.

Te late of onjuiste inzet van spoor 2

Ook bij spoor 2 ontstaan regelmatig problemen. Soms wordt het tweede spoor te laat ingezet, terwijl al eerder duidelijk was dat structurele terugkeer binnen de eigen organisatie niet haalbaar is. Soms gebeurt juist het omgekeerde: een werkgever start te vroeg met spoor 2, terwijl spoor 1 nog reële mogelijkheden bood.

Volgens de NVvA-casuïstiek moet, als spoor 1 geen concrete plaatsing oplevert, uiterlijk in de 52e ziekteweek ook spoor 2 in beeld komen. Daarnaast noemt a.s.r. in de praktijkinformatie over arbeidsdeskundig onderzoek de 58e ziekteweek als belangrijke deadline voor het opstarten van spoor 2. Dat betekent dat u ruim daarvoor inzicht moet hebben in de arbeidsmogelijkheden en herplaatsingsopties.

Voor werkgevers die willen bepalen wanneer welk spoor passend is, biedt onze blog over re-integratie in eerste spoor en tweede spoor extra context.

Vertrouwen op advies zonder regie op uitvoering

Een hardnekkig misverstand is dat de arbodienst of bedrijfsarts “verantwoordelijk” is voor het traject. Dat is niet zo. De werkgever blijft verantwoordelijk voor de voortgang, de acties en het dossier. Een advies dat in de la verdwijnt, helpt niet. Een deskundig oordeel dat niet wordt opgevolgd, helpt ook niet.

Daarom is het verstandig om niet alleen medisch te laten beoordelen, maar ook arbeidskundig te laten onderbouwen wat passend werk is, welke interventies nodig zijn en wanneer opschaling nodig is. Onze pagina over wanneer u een arbeidsdeskundig onderzoek aanvraagt sluit daar goed op aan.

Wat betekent loonsanctie UWV voorkomen voor werkgever, werknemer en arbeidsdeskundige?

Voor de werkgever

Voor u als werkgever betekent loonsanctie UWV voorkomen vooral: tijdig handelen, keuzes onderbouwen en consequent documenteren. Dat vraagt om regie op drie niveaus:

• wettelijke termijnen bewaken;
• daadwerkelijk onderzoeken welke re-integratiekansen er zijn;
• vastleggen waarom u bepaalde stappen wel of niet zet.

Het is ook belangrijk om een werknemer aan te spreken op zijn of haar eigen verplichtingen. Volgens praktijkinformatie van Sazas kan het zelfs nodig zijn dat een werkgever richting de werknemer een maatregel neemt als die onvoldoende meewerkt aan de re-integratie. Doet u dat niet terwijl er wel reden voor is, dan kan dat in uw nadeel werken bij de UWV-toets.

Voor de werknemer

Voor de werknemer betekent dit dat meewerken geen formaliteit is. Aanwezig zijn bij gesprekken, passend werk proberen, bereikbaar zijn voor overleg en actief meedenken over mogelijkheden hoort bij het traject. De wet gaat uit van gezamenlijke inspanning. Als werkgever en werknemer tegenover elkaar komen te staan, loopt het proces snel vast en neemt het risico op vertraging toe.

Bij verschillen van inzicht over belastbaarheid of passend werk kunnen beide partijen een deskundigenoordeel aanvragen bij UWV. Dat kan helpen om tijdig richting te bepalen en discussie niet te laten doorsudderen tot aan de WIA-aanvraag.

Voor de arbeidsdeskundige

Voor ons als arbeidsdeskundigen ligt de toegevoegde waarde in het objectief vertalen van belastbaarheid naar werkmogelijkheden. Een arbeidsdeskundig onderzoek is wettelijk niet altijd verplicht, maar in de praktijk vaak wel belangrijk om te onderbouwen dat u serieus en zorgvuldig heeft onderzocht wat passend werk is. De praktijkbronnen van Vitaal! en a.s.r. laten zien dat juist gemiste kansen rondom passend werk en te late inzet van spoor 2 kunnen bijdragen aan een loonsanctie.

Een goed arbeidsdeskundig onderzoek helpt onder meer bij:

• het beoordelen van geschiktheid voor eigen werk;
• het verkennen van aangepast of ander passend werk binnen de organisatie;
• het bepalen of en wanneer spoor 2 nodig is;
• het versterken van uw dossier richting UWV.

Nieuwe ontwikkeling: advies bedrijfsarts meer leidend bij toetsing

Er is een belangrijke ontwikkeling gaande. Het wetsvoorstel over het leidend maken van het advies van de bedrijfsarts bij de toets op re-integratie-inspanningen moet het risico op loonsancties door medisch verschil van inzicht verkleinen. Op de pagina van de Eerste Kamer over wetsvoorstel 35.589 staat dat het advies van de bedrijfsarts over belastbaarheid leidend wordt, waardoor loonsancties op basis van een later medisch meningsverschil niet meer mogelijk zouden zijn.

Dat biedt werkgevers meer duidelijkheid, maar neemt niet alle risico’s weg. Ook als de medische belastbaarheid vaststaat, blijft UWV toetsen of u op basis daarvan voldoende heeft gedaan. De juridische analyse van Legaltree over veranderingen in re-integratie en de leidende rol van de bedrijfsarts onderstreept dat dit juist hogere eisen stelt aan de kwaliteit van het bedrijfsartsadvies én aan de vastlegging in uw dossier.

Met andere woorden: een beter medisch uitgangspunt helpt, maar loonsanctie UWV voorkomen blijft vooral een kwestie van aantoonbare inspanningen.

Praktisch stappenplan om loonsanctie UWV voorkomen haalbaar te maken

1. Start direct en wacht niet af

Zorg dat ziekmelding, probleemanalyse en plan van aanpak binnen de wettelijke termijnen plaatsvinden.

2. Maak het plan van aanpak concreet

Beschrijf beperkingen, mogelijkheden, acties, verantwoordelijkheden en evaluatiemomenten.

3. Onderzoek spoor 1 serieus

Kijk aantoonbaar naar eigen werk, aangepast werk, andere uren, andere taken en andere functies.

4. Schakel op tijd arbeidsdeskundige expertise in

Wacht niet tot het tweede ziektejaar als er eerder twijfel bestaat over passend werk of herplaatsing.

5. Beoordeel tijdig of spoor 2 nodig is

Laat dit niet afhangen van gevoel, maar van onderbouwde analyse van mogelijkheden binnen uw organisatie.

6. Leg alles vast

Zonder dossier is inspanning moeilijk aantoonbaar.

7. Gebruik bij twijfel een deskundigenoordeel

Dat is vaak verstandiger dan maanden blijven hangen in verschil van inzicht.

8. Dien het re-integratieverslag volledig en op tijd in

Niet alleen inhoudelijke tekortkomingen, maar ook administratieve fouten kunnen problemen geven.

Juist in complexe dossiers maakt vroege bijsturing vaak het verschil tussen aantoonbaar zorgvuldig handelen en achteraf moeten repareren. En repareren kan, maar kost tijd, geld en extra onzekerheid. Volgens UWV over de beoordeling van het re-integratieverslag kan een werkgever na een loonsanctie wel een bekortingsverzoek indienen zodra tekortkomingen zijn hersteld, maar beter is natuurlijk om die situatie te voorkomen.

Met tijdige regie, duidelijke keuzes en een stevig onderbouwd dossier vergroot u de kans op een soepel re-integratietraject, zonder onnodige vertraging, discussie of extra kosten.

Key takeaways

• Stuur vanaf de eerste ziektedag actief op termijnen, acties en verslaglegging om het risico op een loonsanctie te verkleinen.
• Richt uw dossier zo in dat u niet alleen het resultaat, maar vooral uw inspanningen en afwegingen richting UWV zichtbaar maakt.
• Onderzoek spoor 1 grondig en leg goed vast waarom functies wel of niet passend zijn voor de medewerker.
• Start spoor 2 tijdig op wanneer duidelijk wordt dat terugkeer in het eigen of aangepast werk binnen uw organisatie niet haalbaar is.
• Maak gebruik van deskundig advies, maar houd als werkgever zelf de regie over de koers, prioriteiten en voortgang.
• Zet een arbeidsdeskundig onderzoek in om keuzes rond passend werk en vervolgstappen objectief en transparant te onderbouwen.

Door samen planmatig, zorgvuldig en met oog voor zowel medewerker als organisatie te werken, bouwt u aan duurzame inzetbaarheid, passende re-integratie en een dossier dat een goede beoordeling door het UWV ondersteunt.