Wat is de Wet Verbetering Poortwachter en wat betekent dit voor jou als werkgever?

In 2025 steeg het ziekteverzuim naar 5,4 procent en kwamen er over 2024 maar liefst 93.000 WIA-aanvragen binnen, een historisch hoog aantal. Hiermee staat de Wet verbetering poortwachter meer dan ooit in de schijnwerpers. Voor u als werkgever is deze wet niet alleen actueel, maar ook een belangrijk onderdeel in goed werkgeverschap, verzuimbeleid en duurzame inzetbaarheid.

De wet is ontworpen om langdurig verzuim te minimaliseren door zowel werkgever als werknemer direct vanaf de eerste ziekweek te activeren. Dit vraagt om meer dan het simpelweg volgen van enkele verplichte stappen. Het is van belang dat u proactief handelt, passende re-integratie mogelijk maakt en het dossier zorgvuldig bijhoudt. Het doel is aan te tonen dat er serieus onderzoek is gedaan naar wat de medewerker nog wel kan. Dit alles heeft niet alleen invloed op herstel en belastbaarheid, maar voorkomt ook financiële risico's zoals een mogelijke loonsanctie van het UWV. Meer over de verplichtingen en hoe u met arbeidsdeskundig advies grip blijft houden op re-integratie en risico's, leest u in deze blog.

Wet verbetering poortwachter werkgever: wat houdt de wet concreet in?

De Wet verbetering poortwachter is bedoeld om langdurig verzuim terug te dringen en de terugkeer naar werk te versnellen. Volgens Arboportaal over de Wet verbetering poortwachter ligt de verantwoordelijkheid daarvoor niet alleen bij de werknemer, maar juist ook bij de werkgever, samen met de bedrijfsarts of arbodienst. Voor u als werkgever betekent dit dat u vanaf de eerste ziektedag actief moet handelen, termijnen moet bewaken en de re-integratie aantoonbaar moet organiseren.

Die verplichtingen zijn niet vrijblijvend. De Rijksoverheid over regels bij ziekte maakt duidelijk dat werkgever en werknemer in de eerste twee ziektejaren samen verantwoordelijk zijn voor re-integratie. Doet een werknemer onvoldoende mee, dan kunt u daar als werkgever gevolgen aan verbinden. Doet u als werkgever te weinig, dan kan UWV een loonsanctie opleggen.

Dat belang is goed te plaatsen in de bredere context. Volgens het CBS-dashboard ziekteverzuim lag het ziekteverzuim in het vierde kwartaal van 2025 op 5,6 procent. Daarnaast laat CBS in de analyse over ziekteverzuim naar bedrijfstak zien dat na invoering van de Wet verbetering poortwachter in 2002 een duidelijke daling van het verzuim zichtbaar werd. Tegelijk blijft de druk hoog: het UWV Jaarverslag 2024 meldt een recordaantal WIA-aanvragen. Juist daarom is een goede uitvoering van de wet verbetering poortwachter werkgever voor veel organisaties meer dan alleen naleving van wetgeving; het is ook risicobeheersing.

Wet verbetering poortwachter werkgever: welke stappen moet u volgen?

Ziekmelding, probleemanalyse en plan van aanpak

De eerste stappen beginnen direct na de ziekmelding. In de eerste week meldt u het verzuim bij uw arbodienst of bedrijfsarts. Rond week 6 stelt de bedrijfsarts een probleemanalyse op. Daarin staat wat de beperkingen en mogelijkheden van de werknemer zijn en welke richting re-integratie op kan.

Uiterlijk in week 8 stelt u samen met de werknemer een plan van aanpak op. Dat plan is geen formaliteit. Het is het werkdocument waarin u vastlegt welke acties worden genomen, wie waarvoor verantwoordelijk is en wanneer evaluaties plaatsvinden. Gedurende het traject moet dit plan worden bijgewerkt als de situatie verandert.

Voor werkgevers die hier meer grip op willen krijgen, helpt inzicht in de rol van onafhankelijke beoordeling van belastbaarheid en werkmogelijkheden. In de praktijk sluit dat goed aan op een arbeidsdeskundig onderzoek of op de uitleg in ons blog over wat een arbeidsdeskundige precies doet.

Week 42, eerstejaarsevaluatie en re-integratieverslag

Bij langer verzuim meldt u de werknemer in week 42 ziek bij UWV. Daarna volgt rond het einde van het eerste ziektejaar de eerstejaarsevaluatie. Dat moment is belangrijk, omdat u dan samen beoordeelt of terugkeer in het eigen werk nog realistisch is of dat een andere route nodig wordt.

Richting het einde van de wachttijd bouwt u een volledig re-integratieverslag op. Volgens Arboportaal over het re-integratietraject gebruikt UWV dit verslag om te beoordelen of beide partijen voldoende inspanningen hebben geleverd. Dat betekent dat niet alleen de uitkomst telt, maar ook de onderbouwing van de keuzes onderweg.

Wet verbetering poortwachter werkgever: wat betekenen spoor 1 en spoor 2?

Bij de wet verbetering poortwachter werkgever wordt eerst gekeken naar terugkeer binnen de eigen organisatie. Dat heet spoor 1. Volgens het stappenplan van UWV onderzoekt u eerst of de werknemer kan terugkeren in de eigen functie, eventueel met aanpassingen. Als dat niet lukt, kijkt u naar ander passend werk binnen de organisatie.

Wanneer ook dat niet haalbaar blijkt, komt spoor 2 in beeld: re-integratie buiten de eigen organisatie. Dat gebeurt meestal in het tweede ziektejaar, maar het besluit om dit te starten moet wel op tijd worden genomen. In de praktijk zien we dat hier veel risico ontstaat. Een te late start kan ertoe leiden dat UWV oordeelt dat u kansen op werkhervatting hebt laten liggen.

Voor werkgevers is het daarom belangrijk om niet te wachten tot alle twijfel verdwenen is. Zodra duidelijk wordt dat spoor 1 onvoldoende perspectief biedt, moet u handelen. Meer context daarbij vindt u ook in ons blog over re-integratie eerste spoor en tweede spoor en in de praktische toepassing van een haalbaarheidsonderzoek in tweede spoor.

Wet verbetering poortwachter werkgever: wat is uw rol als werkgever?

Uw rol is actief, regievoerend en aantoonbaar. U kunt begeleiding inkopen bij een arbodienst, casemanager of arbeidsdeskundige, maar de verantwoordelijkheid blijft bij u als werkgever. Dat beeld wordt ook bevestigd in praktijkuitleg vanuit de markt: het gaat niet alleen om het zetten van stappen, maar ook om het kunnen laten zien waarom u bepaalde keuzes heeft gemaakt.

Concreet betekent dit dat u:

• termijnen bewaakt;
• passend werk onderzoekt;
• gesprekken en afspraken vastlegt;
• adviezen van de bedrijfsarts opvolgt of gemotiveerd bespreekt;
• blijft zoeken naar reële werkmogelijkheden.

Daarbij is het verstandig om niet uitsluitend naar beperkingen te kijken, maar juist naar belastbaarheid, taken en opbouwmogelijkheden. Een werknemer hoeft immers niet volledig hersteld te zijn om weer deels of aangepast aan het werk te gaan.

Voor werknemers betekent deze wet tegelijk dat ook zij verplicht zijn om mee te werken aan herstel en re-integratie. Volgens de Rijksoverheid over verplichtingen bij ziekte mag een werkgever maatregelen nemen als een werknemer zonder goede reden niet meewerkt. Goede dossiervorming is dan opnieuw belangrijk, omdat duidelijk moet zijn welke instructies, kansen en afspraken er zijn geweest.

Wet verbetering poortwachter werkgever: wanneer is een arbeidsdeskundige belangrijk?

Objectief inzicht in passend werk

Een arbeidsdeskundige brengt in kaart wat iemand, gegeven de medische beperkingen, nog kan doen in werk. Dat gebeurt door de belastbaarheid uit de probleemanalyse of FML te vergelijken met de belasting van de functie en mogelijke alternatieven. Zeker als er discussie is over passend werk, duurzaamheid van terugkeer of de stap naar spoor 2, is dat waardevol.

In de praktijk wordt een arbeidsdeskundig onderzoek vaak ingezet tussen week 42 en 58. Dat sluit aan bij de momenten waarop u als werkgever keuzes moet maken over de voortgang van het traject. Een goede onderbouwing helpt niet alleen in het gesprek met werknemer en bedrijfsarts, maar ook richting UWV.

Wie wil weten wanneer zo’n beoordeling passend is, kan ook kijken naar ons blog over wat een haalbaarheidsonderzoek is en wanneer u het inzet.

Wat betekent dit voor werkgever, werknemer en arbeidsdeskundige?

Voor de werkgever biedt de arbeidsdeskundige houvast bij vragen als:

• Is terugkeer in eigen werk nog mogelijk?
• Welke aanpassingen zijn redelijk?
• Is ander passend werk binnen de organisatie aanwezig?
• Moet spoor 2 worden voorbereid of gestart?

Voor de werknemer geeft het onderzoek duidelijkheid over mogelijkheden in plaats van alleen beperkingen. Dat helpt vaak om het gesprek minder stroef te maken en verwachtingen realistischer te maken.

Voor de arbeidsdeskundige ligt de taak in het objectiveren van mogelijkheden, het toetsen van passend werk en het vertalen van belastbaarheid naar concrete re-integratiestappen. Daarmee wordt de arbeidsdeskundige een belangrijke schakel tussen medische informatie, werkpraktijk en wettelijke verplichtingen.

Wet verbetering poortwachter werkgever: wat zijn de risico’s van een loonsanctie?

Als UWV bij de WIA-aanvraag oordeelt dat u onvoldoende heeft gedaan, kunt u een loonsanctie krijgen. Volgens Arboportaal over het re-integratietraject en de UWV-pagina over de WIA-beoordeling betekent dit meestal dat u het loon maximaal één jaar langer moet doorbetalen.

Zo’n sanctie kan twee oorzaken hebben:

Administratieve tekortkomingen

U heeft het dossier niet volledig, documenten ontbreken of de aanvraag is te laat of onvolledig ingediend.

Inhoudelijke tekortkomingen

U heeft onvoldoende re-integratie-inspanningen geleverd. Denk aan te laat opschalen, onvoldoende onderzoek naar passend werk of een te late start van spoor 2.

Juist dat laatste komt in de praktijk regelmatig voor. Een werkgever kan denken dat extra afwachten redelijk is, terwijl UWV vindt dat al eerder duidelijk was dat spoor 1 onvoldoende perspectief bood. Daarom is het verstandig om tijdig deskundig advies in te schakelen en beslismomenten goed vast te leggen.

Wet verbetering poortwachter werkgever: praktische aandachtspunten voor uw organisatie

Voor veel werkgevers werkt de wet het best als u deze niet benadert als een lijst met losse verplichtingen, maar als een doorlopend proces van regie en onderbouwing. Enkele praktische aandachtspunten:

• Zorg dat leidinggevenden weten welke termijnen gelden.
• Leg vanaf de eerste ziekmelding alle contactmomenten vast.
• Wacht niet te lang met het bespreken van aangepast werk.
• Evalueer het plan van aanpak structureel en schriftelijk.
• Schakel tijdig een arbeidsdeskundige in bij twijfel over passend werk of spoor 2.
• Controleer vóór de WIA-aanvraag of het re-integratieverslag compleet en logisch opgebouwd is.

Dat is extra relevant in een tijd van hoog verzuim en oplopende druk op organisaties. Met een verzuimniveau dat volgens CBS hoog blijft en een recordaantal WIA-aanvragen volgens UWV, is zorgvuldig handelen onder de wet verbetering poortwachter werkgever niet alleen een juridische verplichting, maar ook een praktische manier om kosten, vertraging en onnodige escalatie te beperken.

Met tijdige regie, een actueel plan van aanpak en een goed opgebouwd dossier blijft u in iedere fase van het verzuim- en re-integratieproces in control en voldoet u aan de Wet verbetering poortwachter.

Key takeaways

• Bewaken van termijnen vanaf de eerste ziektedag is belangrijk om sturing te houden op verzuim en re-integratie.
• Een actueel en concreet plan van aanpak helpt u en uw medewerker gericht te werken aan terugkeer in passend werk.
• Onderzoek spoor 1 en mogelijke aanpassingen in het werk op tijd, en zet waar nodig tijdig spoor 2 in.
• Inzet van een arbeidsdeskundige geeft waardevol inzicht in belastbaarheid, passende functies en vervolgstappen richting UWV.
• Een compleet, logisch opgebouwd re-integratiedossier verkleint de kans op vertraging en een loonsanctie.
• Door proactief te handelen bevordert u duurzame inzetbaarheid en een zorgvuldig onderbouwde beoordeling van arbeidsgeschiktheid.

Wanneer we samen vroegtijdig schakelen, keuzes vastleggen en elk re-integratiestap goed onderbouwen, bouwt u aan een re-integratieproces dat zowel recht doet aan uw medewerker als aan uw verantwoordelijkheden als werkgever.