Wat is het re-integratieverslag en hoe stel je het op?
In het vierde kwartaal van 2025 bedroeg het ziekteverzuim in Nederland 5,6 procent en in 2024 meldde bijna 52 procent van de werknemers zich minimaal één keer ziek. Deze cijfers benadrukken het belang van een zorgvuldig re-integratiebeleid voor u als werkgever of HR-professional. Door aandacht te besteden aan de re-integratie van werknemers, kunt u de kans op langdurig verzuim, complexe trajecten en dure loonsancties verkleinen.
Het re-integratieverslag is meer dan alleen een formele verzameling van documenten voor het UWV; het is een weerspiegeling van de inspanningen die u en uw werknemer hebben geleverd om terugkeer naar werk mogelijk te maken. Een goed onderbouwd verslag toont aan dat de maximale inspanningen zijn geleverd, zowel binnen als buiten uw organisatie. Het kabinet heeft bovendien aangekondigd dat het advies van de bedrijfsarts vanaf 2028 leidend zal zijn bij de re-integratietoets, wat betekent dat een gedegen en goed samenwerkend dossier nog belangrijker wordt.
In dit artikel leest u meer over de definitie en opbouw van een re-integratieverslag en waarom tijdige samenwerking tussen werkgever, werknemer, bedrijfsarts en arbeidsdeskundige belangrijk is. Voor meer informatie kunt u terecht op de website van People Concern.
Re-integratieverslag opstellen: wat het RIV precies is
Wie een re-integratieverslag opstelt, legt vast wat werkgever en werknemer in de eerste 104 ziekteweken hebben gedaan om werkhervatting mogelijk te maken. Volgens Ondernemersplein over re-integratie bij ziekte en arbeidsongeschiktheid is dit verslag nodig wanneer een werknemer een WIA-uitkering aanvraagt. Het document is dus geen los formulier aan het eind van het traject, maar de bundeling van het hele re-integratiedossier.
UWV beoordeelt met dit verslag niet alleen of alle stukken aanwezig zijn, maar ook of de re-integratie-inspanningen voldoende waren. In de Werkwijzer Poortwachter van UWV staat dat eerst wordt gekeken of het dossier compleet is. Daarna volgt de inhoudelijke toets: is er een bevredigend re-integratieresultaat bereikt, of hebben werkgever en werknemer aantoonbaar gedaan wat redelijkerwijs van hen verwacht mocht worden?
Dat maakt zorgvuldig re-integratieverslag opstellen extra belangrijk. Bij een administratieve fout kan herstel nodig zijn. Bij onvoldoende inspanningen kan UWV een loonsanctie opleggen. Op de pagina Beoordeling re-integratieverslag door UWV staat dat de werkgever dan het loon na 2 jaar ziekte nog maximaal 1 jaar moet doorbetalen.
In de praktijk zien we dat dit onderwerp alleen maar actueler wordt. Volgens het CBS-dashboard ziekteverzuim lag het verzuim in het vierde kwartaal van 2025 op 5,6%. Tegelijk meldt UWV in Vorig jaar forse stijging in WIA-aanvragen en -instroom dat de druk op WIA-aanvragen is toegenomen. Juist dan is een goed onderbouwd dossier belangrijk.
Re-integratieverslag opstellen: welke onderdelen moeten erin?
Bij het re-integratieverslag opstellen draait het om volledigheid én samenhang. De verplichte basis bestaat uit documenten die gedurende het verzuimtraject al zijn opgesteld. Denk in ieder geval aan:
- de probleemanalyse en eventuele bijstellingen
- het plan van aanpak en de bijstellingen daarvan
- de eerstejaarsevaluatie
- de eindevaluatie
- het actueel oordeel van de bedrijfsarts of arbodienst
- de visie van de werknemer
- relevante correspondentie en onderbouwing van ingezette acties
De lijn vanuit de overheid is helder. Ondernemersplein noemt de probleemanalyse en bijstellingen als onderdeel van het verslag. De Werkwijzer Poortwachter van UWV maakt daarnaast duidelijk dat de modelformulieren van UWV het meest praktisch zijn om het proces overzichtelijk te houden.
Probleemanalyse en plan van aanpak bij re-integratieverslag opstellen
De probleemanalyse wordt door de bedrijfsarts of arbodienst opgesteld rond week 6. Vervolgens maken werkgever en werknemer uiterlijk twee weken later het plan van aanpak. Daarin staat onder meer wat het doel is, welke stappen worden gezet, welke ondersteuning nodig is en hoe voortgang wordt geëvalueerd.
Arboportaal benadrukt op de pagina Re-integratie en Wet verbetering poortwachter dat snel handelen belangrijk is, omdat terugkeer naar werk lastiger wordt naarmate verzuim langer duurt. Dat betekent voor uw dossier: niet alleen formulieren invullen, maar ook laten zien dat afspraken zijn opgevolgd.
Eerstejaarsevaluatie en eindevaluatie in het re-integratieverslag
Na ongeveer één jaar volgt de eerstejaarsevaluatie. Dan beoordeelt u samen of de gekozen route nog klopt. Is terugkeer in eigen werk haalbaar, moet het werk worden aangepast, of is een ander spoor nodig?
Vlak voor de WIA-aanvraag komt de eindevaluatie. Die moet het hele traject logisch samenvatten: wat was de beginsituatie, welke acties zijn ingezet, wat heeft gewerkt, wat niet, en waarom zijn bepaalde keuzes gemaakt? Een goed verslag bevat dus niet alleen uitkomsten, maar ook de onderbouwing van besluiten.
Re-integratieverslag opstellen: tijdlijn en deadlines
Een veelgemaakte fout bij re-integratieverslag opstellen is denken dat het pas in week 91 begint. In werkelijkheid start het verslag op de eerste ziektedag, omdat alle stappen later moeten kunnen worden aangetoond.
De belangrijkste momenten zijn:
- rond week 6: probleemanalyse
- rond week 8: plan van aanpak
- tijdens het traject: regelmatige evaluaties en bijstellingen
- rond week 42: ziekmelding bij UWV
- rond week 52: eerstejaarsevaluatie
- uiterlijk week 91: re-integratieverslag gereed
- uiterlijk week 93: werknemer dient WIA-aanvraag en RIV in
Deze opbouw sluit aan bij de uitleg van Ondernemersplein en de Werkwijzer Poortwachter van UWV. Het UWV moet het verslag bovendien snel ontvangen nadat de WIA-aanvraag is gedaan.
Voor werkgevers helpt het om gedurende het traject al systematisch vast te leggen wie wat heeft gedaan. Dat voorkomt tijdsdruk aan het einde. Bij complexe dossiers kan een arbeidsdeskundig onderzoek helpen om tijdig richting te bepalen.
Re-integratieverslag opstellen: wat betekent dit voor de werkgever?
Voor werkgevers is re-integratieverslag opstellen in de kern een verantwoordingsproces. U moet laten zien dat u actief hebt gestuurd op werkhervatting, passend werk hebt onderzocht en keuzes goed hebt vastgelegd. Dat geldt voor eerste spoor binnen de eigen organisatie, maar ook voor tweede spoor wanneer terugkeer in eigen werk niet meer realistisch is.
De kwaliteit van het dossier hangt daarom sterk samen met de kwaliteit van het proces. Zijn er tijdig evaluaties geweest? Is passend werk serieus onderzocht? Is een arbeidsdeskundige betrokken toen dat nodig was? Zijn beperkingen vertaald naar concrete werkmogelijkheden?
Bij twijfel over belastbaarheid en inzetbaarheid kan het helpen om scherp te krijgen wat een arbeidsdeskundige precies doet. De arbeidsdeskundige slaat de brug tussen medische mogelijkheden en passend werk. Daarmee wordt het dossier vaak concreter en beter toetsbaar.
Werkgevers doen er ook verstandig aan om het bredere poortwachterkader te kennen. In de uitleg over de Wet verbetering poortwachter voor werkgevers staat welke stappen gedurende de eerste twee ziektejaren verwacht worden. Wie die lijn volgt, maakt het re-integratieverslag opstellen aan het einde een stuk eenvoudiger.
Re-integratieverslag opstellen: wat vraagt het van de werknemer?
Het re-integratieverslag is niet alleen een werkgeversdocument. De werknemer levert ook een eigen bijdrage. In het verslag komt terug hoe de werknemer heeft meegewerkt aan afspraken, wat zijn of haar visie is op terugkeer naar werk en welke belemmeringen of kansen zijn ervaren.
Dat vraagt om actieve deelname. Niet alleen verschijnen op gesprekken, maar ook meedenken over passend werk, aanpassingen en vervolgstappen. Wanneer er verschil van inzicht ontstaat, kan volgens Ondernemersplein een deskundigenoordeel worden aangevraagd, bijvoorbeeld over passend werk of over de vraag of voldoende aan re-integratie is gedaan.
Goede communicatie helpt veel. In de praktijk merken we dat dossiers sterker worden wanneer leidinggevende en werknemer vanaf het begin regelmatig en zorgvuldig met elkaar in gesprek blijven. Daarbij kan de aanpak uit een blog over een goed re-integratiegesprek met een zieke medewerker houvast bieden.
Re-integratieverslag opstellen: de rol van de arbeidsdeskundige
Bij langdurig verzuim is de arbeidsdeskundige vaak de professional die het dossier van richting voorziet. Volgens Re-integratie Kiezen over wat een arbeidsdeskundige doet helpt een goed uitgevoerd arbeidsdeskundig onderzoek werkgevers om aan hun verplichtingen te voldoen en loonsancties te voorkomen.
De arbeidsdeskundige beoordeelt niet de medische diagnose, maar vertaalt de belastbaarheid naar werk. Welke taken zijn nog haalbaar? Welke aanpassingen zijn mogelijk? Is terugkeer in eigen functie nog reëel? Zijn er functies binnen de organisatie die passend zijn? En wanneer is tweede spoor aan de orde?
Dat is vooral relevant wanneer het dossier moet onderbouwen waarom een bepaalde keuze is gemaakt. Bijvoorbeeld waarom eerste spoor is voortgezet, of juist waarom gestart is met re-integratie in eerste spoor en tweede spoor. Zonder die onderbouwing blijft een verslag al snel te algemeen.
Re-integratieverslag opstellen en de RIV-toets door UWV
Wie een re-integratieverslag opstelt, doet dat uiteindelijk met de beoordeling door UWV in gedachten. De toets gaat over twee vragen: is het dossier compleet en zijn de inspanningen voldoende geweest?
Als stukken ontbreken, is er sprake van een administratieve tekortkoming. Als het proces inhoudelijk tekortschiet, kan een loonsanctie volgen. Voor werkgevers is het daarom belangrijk om niet alleen activiteiten op te sommen, maar ook te onderbouwen waarom bepaalde keuzes passend waren binnen de situatie van de werknemer.
De gevolgen van een afwijzende beoordeling kunnen groot zijn. Op de UWV-pagina Beoordeling re-integratieverslag staat dat de werkgever bij onvoldoende inspanningen het loon nog maximaal 52 weken moet doorbetalen. Wie dat risico wil beperken, doet er goed aan om tijdig scherp te hebben hoe u een loonsanctie van UWV kunt voorkomen.
Re-integratieverslag opstellen: actuele ontwikkelingen in 2026
Bij re-integratieverslag opstellen is het ook belangrijk om oog te hebben voor ontwikkelingen in wet- en regelgeving. Volgens Rijksoverheid over het leidend worden van het advies van de bedrijfsarts bij de re-integratietoets is het voornemen dat per 2028 het advies van de bedrijfsarts leidend wordt bij de toets van de re-integratie-inspanningen. Dat moet werkgevers meer duidelijkheid geven over de beoordeling.
Daarnaast meldt Rijksoverheid over sneller duidelijkheid voor werkgevers rond re-integratie dat in het mkb de re-integratie in het tweede ziektejaar meer op tweede spoor gericht kan worden. Zeker voor kleinere werkgevers kan dit gevolgen hebben voor de manier waarop het dossier wordt opgebouwd.
Voor nu blijft de hoofdregel hetzelfde: een goed re-integratieverslag ontstaat niet in week 91, maar door vanaf de eerste ziekmelding zorgvuldig, navolgbaar en actueel te documenteren. Dat is belangrijk voor werkgever, werknemer én arbeidsdeskundige.
Met een goed opgebouwd re-integratiedossier houdt u grip op het proces, voorkomt u onnodige discussies bij de RIV-toets en werkt u zichtbaar aan duurzame inzetbaarheid binnen uw organisatie.
Key takeaways
- Begin vanaf de eerste ziektedag met het vastleggen van alle stappen, keuzes en afspraken in het re-integratiedossier.
- Maak in het dossier niet alleen duidelijk wát u doet, maar vooral ook waarom die aanpak past bij de belastbaarheid en mogelijkheden van de werknemer.
- Bewaak deadlines, plan evaluatiemomenten en leg bijstellingen vast om de kans op herstelacties of een loonsanctie te verkleinen.
- Zet een arbeidsdeskundige in om belastbaarheid, passend werk en de keuze voor spoor 1 en/of spoor 2 helder te onderbouwen.
- Investeer in transparante samenwerking tussen werkgever, werknemer en arbodienst, zodat het verslag logisch, compleet en navolgbaar is.
- Gebruik het re-integratiedossier als stuurinstrument om gericht te werken aan duurzame inzetbaarheid en een goed onderbouwde beoordeling van arbeidsgeschiktheid.
Door hier tijdig en zorgvuldig mee aan de slag te gaan, voorkomt u verrassingen en creëert u een duidelijk, eerlijk en toekomstgericht re-integratieproces voor zowel uw medewerker als uw organisatie.
